新しく役員がきまったことにようる挨拶文は、今後の仕事を円滑に遂行するためには重要です。この記事では、役員や班長の変更の告知だけでなく、街や地域の清掃などの活動や会費徴収に関する通知の例文も紹介していますので、ぜひご覧ください。
1.町内会通知書のテンプレート
町内会の通知文書は、いろいろな年代の人たちに読まれるため、丁寧な言葉遣いで、内容は明瞭かつ簡潔に箇条書きすることが大事です。
いろんなシチュエーションで適用可能な形式を紹介します。文書は、季節に応じた挨拶から始め、そして 伝えたい内容を記載しましょう。
日時や場所などの詳細は、別途箇条書きにすることで理解しやすくなります。
・・・・・・・・・・・・・・・・・例 文・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会会員の皆さまへ
◯◯町内会
町内会会長 ◯◯ ◯◯
令和◯年度 総会のお知らせ
新春の候、皆様の一層のご健康と幸福をお祈り申し上げます。いつも町内会へのご支援、ご理解に、心から感謝を申し上げます。
下記の通り、令和◯年度の総会を開催します。お忙しい中とは存じますが、ご出席いただけますと幸いです。
参加が難しい場合は、委任状による代理出席をお願いいたします。
記
１．日時：令和◯◯年◯◯月◯◯日（◯）午後◯時から
２．場所：◯◯館◯階
３．議題：令和○○年度の活動報告、令和○年度の会計決算報告、令和○○年度の活動計画等
※欠席される場合は、別紙にある「委任状」を◯月◯日までに各班長まで提出してください。
2.役員・班長交代通知の文例
役員や班長が町内会員に向けて、まず行うことの一つが、交代する挨拶文の作成です。特に新たに班長などになった方は、どのように書くかを迷うことがあるかもしれません。
そこで、町内会の役員や班長の交代に際しての挨拶文や通知文の例を紹介します。
・・・・・・・・・・・・・・・・・例 文・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会会員の皆さまへ
◯◯町内会
〇班班長 ◯◯ ◯◯
班長交代のご挨拶
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
この度、◯◯町内会◯班班長となりました◯◯ ◯◯です。
未熟ながらも全力を尽くしますので、ご支援のほどよろしくお願いいたします。一年間の任期を有意義に過ごせるように努めます。
敬具
3.清掃活動の通知文例を紹介！
町内会における清掃は、一年間を通じて数回ほど実施されることが一般的です。日程や作業内容を簡単に修正して使えるように、清掃活動の通知の文例を紹介します。
・・・・・・・・・・・・・・・・・例 文・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会会員の皆さまへ
◯◯町内会
〇班班長 ◯◯ ◯◯
一斉清掃のご案内
夏の終わりと共に、爽やかな秋がやってきました。
皆様の健康と幸福を心から願っております。日頃からの地域活動の運営へのご理解とご協力に感謝いたします。
今年も例年通り、町内会の清掃作業を下記の日程で実施します。皆様のご参加をお待ちしています。
記
１．日時：令和◯◯年◯◯月◯◯日（◯）午前◯時から
２．集合場所：◯◯駐車場
３．持ち物：作業用手袋、ほうきなどの清掃用具。作業に適した服装でご参加ください。
※雨天の場合は中止となります。天候判断は各自でお願いします。
4.徴収に関する文例
新年度が始まると共に、通常は 各班長などが町内会費の徴収を行います。会費の徴収方法や期限といった事項を明確に伝えることで、スムーズな徴収につながりやすいです。
・・・・・・・・・・・・・・・・・例 文・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
令和◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯町内会会員の皆さまへ
◯◯町内会
〇班班長 ◯◯ ◯◯
◯◯年度 町内会費徴収に関するご案内
春の訪れと共に、会員の皆様の健やかなご健康をお祈りしております。日頃から地域活動へのご参加に感謝いたします。
以下の要領で◯◯年度の町内会費を徴収いたします。お忙しいとは思いますが、ご協力よろしくお願いいたします。
徴収に関するご不明な点は、下記の連絡先までお問い合わせください。
記
徴収期間：令和◯年◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
徴収額：500円×12ヶ月＝6,000円
徴収時間：◯時～◯時
連絡先：〇班班長 ◯◯ ◯◯
TEL:090-xxxx-xxxx
5.まとめ
ここまで、町内会における通知書、役員交替、清掃活動、会費徴収を伝える文例などについて紹介しました。
通知文書は、必要な情報をできるだけ簡潔に伝えて、後で参照しやすい形式が理想的だと思います。
インターネットの普及により、通知はメールやSNSを使って行われる機会が増えてはいますが、日本では 伝統的に用紙を使っての通知もいまだ一般的です。
返信の有無、当日に参加可能かどうか、情報を知っておくだけで良いかなど一目で分かるような文書の方が望ましいですね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
